Школа супергероев: как в «Палексе» готовят менеджеров проектов

Александра Передерей, Татьяна Шуклина, менеджеры проектов
  • Школа супергероев: как в «Палексе» готовят менеджеров проектов

На прошедшей в конце июня в Москве конференции Translation Forum Russia команда «Палекса» представила новую систему подготовки менеджеров проектов, которая действует в компании с января 2015 года. Доклад попал в список семи самых полезных с TFR 2015. Рассказываем о новой программе и надеемся, что наш опыт действительно пригодится переводческим агентствам.

Менеджеры локализационных проектов — лицо компании. Они непрерывно поддерживают связь с заказчиком, четко следуя его инструкциям, и исполнителями, полностью отвечая за качество, соблюдение сроков и бюджета проекта. Сфера ответственности менеджеров очень широка, и это неудивительно, ведь именно от них зависит, насколько доволен будет клиент результатом работы.

Менеджеры должны разбираться как в лингвистической, так и в технической стороне вопроса. Процессы и этапы локализации, специфика разных языковых групп, тонкости работы с отраслевым программным обеспечением и переводческим инструментарием, стандарты качества — вот лишь часть тех знаний, которые необходимы им для успешного управления локализационными проектами.

Чтобы держать ситуацию под контролем, принимать взвешенные решения и координировать действия множества специалистов, менеджерам нужно обладать широким кругом компетенций и личных качеств. Это ответственность, самообучаемость, проактивность, аналитическое мышление, а также способность видеть картину в целом и умение работать в команде.

Совокупность этих специфических знаний и компетенций заставляет компанию предъявлять к соискателям очень высокие требования. Если честно, чтобы с первого дня самостоятельно вести проекты, не допуская при этом ошибок и показывая стабильно высокие результаты, менеджер-новобранец должен если не быть готовым супергероем, то хотя бы иметь в запасе пару-тройку сверхспособностей.

Супергероев в России не готовят нигде. Менеджеров проектов в сфере локализации — тоже. Лишь 26 % менеджеров, работающих в «Палексе», получили высшее образование, так или иначе связанное с управлением. Большинство же — обладатели технических специальностей.

Никто из менеджеров до начала работы в компании не владел полным набором нужных знаний и навыков.

За 13 лет «Палекс» испробовал разные подходы к подготовке менеджеров. До 2015 года, например, действовала такая система. В роли наставника для новичка выступал начальник отдела менеджмента проектов, который давал ему список тем и источников для изучения теории, а затем проверял усвоение материала на контрольных встречах. Уже через одну-две недели начиналась работа с реальными проектами. И хотя поначалу новичок лишь помогал в этом деле опытным коллегам, многие вещи ему приходилось постигать методом проб и ошибок. Как результат, на обучение уходило очень много времени — в среднем не меньше года. А из-за замкнутости образовательного процесса на начальнике отдела одновременно удавалось готовить не более трех менеджеров, хотя потребность компании была значительно выше. Кроме того, система не позволяла объективно оценивать способности человека действовать самостоятельно и принимать взвешенные решения в любых ситуациях. В попытке решить эти проблемы «Палекс» пришел к идее разработки новой программы обучения.

 

Разделы новой программы подготовки менеджеров
Раздел 1. Общая информация Раздел 2. Управление проектами
  1. О компании
  2. Основы локализации
  3. Отраслевые стандарты
  4. Производственные процессы в компании: стажировки в отделе переводов; отделе допечатной подготовки; отделе контроля качества
  1. Обработка входящих запросов
  2. Политика продаж
  3. Переговоры с заказчиком
  4. Финансовая грамотность
  5. Методики проектного управления
  6. Работа с ресурсами

 

Новая программа рассчитана на три месяца и состоит из двух разделов: общая информация и управление проектами. Каждый из них включает ряд подразделов, содержащих как теоретическую, так и практическую часть. Основывается программа на пяти принципах.

Принцип 1. Обучение — это первый проект новичка

На старте новичок получает от своего наставника — эту роль может занять любой опытный менеджер компании — программу со всеми ресурсами, необходимыми для ее успешного прохождения. Разделы и подразделы программы четко структурированы и содержат список статей из внутренней базы знаний и внешних источников, контрольные вопросы, а также практические задания. Для каждого этапа указаны рекомендуемые сроки прохождения.

Задача новичка — самостоятельно спланировать свое обучение: определиться, сколько времени уйдет на каждый подраздел, согласовать со специалистами компании даты консультаций и контрольных точек для разбора теоретических вопросов и практических заданий, а потом и зафиксировать итоги этих встреч.

Принцип 2. Подготовка будущего менеджера — это система

Новая программа построена таким образом, чтобы новичок не только легко ориентировался в ней, но и использовал накопленные знания для продолжения обучения, переходя от раздела к разделу. На каждом этапе он получает обратную связь от наставника и экспертов и может скорректировать свой индивидуальный план, посвятив больше времени моментам, в которых он разобрался недостаточно хорошо. Параллельно он постигает и основы управления проектами, такие как планирование и тайм-менеджмент, а также учится работать с рисками. Такой подход позволяет будущему менеджеру осваивать новый материал в комфортном для него режиме и самостоятельно отслеживать динамику своего развития, а наставнику — быстрее определиться, действительно ли подходит кандидат для напряженной менеджерской работы.

Принцип 3. Лучшая школа — это практика

Во время обучения новичок проходит стажировки во всех производственных отделах компании. Это позволяет ему глубже разобраться, как протекает тот или иной процесс и сколько времени он может занять, а также научиться грамотно выставлять задачи конкретным специалистам. Кроме того, подобные стажировки дают новичку возможность еще до начала реальной работы научиться взаимодействовать с различными подразделениями компании.

Принцип 4. Компания — это команда

Так как к обучению новичка привлечено множество самых разных специалистов, это помогает ему быстрее влиться в коллектив и проникнуться корпоративной культурой и ценностями.

Принцип 5. Обучение — это инвестиции, и они оправданны

Новая программа построена так, что новичок погружается в реальную работу лишь на последних этапах обучения. Компания готова предоставить для развития нового сотрудника все необходимые ресурсы, а это значительно повышает вероятность того, что после выхода с испытательного срока он будет обладать достаточным количеством знаний и навыков, которые позволят ему не допускать в работе грубых ошибок.

Разница между старой и новой программами подготовки менеджеров проектов, результаты и возможности каждой из них наглядно представлены в таблице:

 

Сравнение программ обучения менеджеров проектов в компании «Палекс»
  Старая программа Новая программа
Наставник Начальник отдела менеджмента проектов Руководитель команды
Количество обучаемых До 3 человек До 6 человек (в теории — до 10)
Срок 3 месяца 3 месяца
Объем знаний ● Сфера локализации, отраслевая терминология
● Технологии и тренды отрасли
● CAT-инструменты
● Языковые группы и их особенности
● Способы обеспечения качества
● Межкультурные коммуникации
● Деловое общение
● Сфера локализации, отраслевая терминология
● Технологии и тренды отрасли
● CAT-инструменты
● Языковые группы и их особенности
● Основные процессы в компании, этапы проектов
● Способы обеспечения качества
● Стандарты отрасли и компании
● Система менеджмента качества
● Политика продаж
● Межкультурные коммуникации
● Деловое общение
Формат работы Набор информации Проект
Источники ● Внутренняя база знаний
● Общение с начальником
● Внутренняя база знаний
● Встречи с экспертами
● Общение с наставником
● Общение с начальником
Практика Технические инструменты, деловая переписка Практика в производственных отделах, анализ, презентации, организация встреч, деловая переписка
Работа в отделе Через 1–2 недели Через 1–1,5 месяца
Контроль Контрольные встречи по теории, беседы с начальником, финальный экзамен Контрольные встречи по разделам с экспертами (11 встреч), промежуточный экзамен, финальный экзамен

 

Внедрение новой программы позволило, во-первых, увеличить количество менеджеров, одновременно проходящих обучение, а во-вторых, улучшить качество их подготовки. Новички получают гораздо больше информации, чем раньше; стало больше и практических заданий, которые максимально приближены к реальным рабочим ситуациям. Кроме того, появилась целая команда экспертов, вовлеченных в процесс развития новых сотрудников. С каждым из этих экспертов проводятся контрольные встречи, уже в ходе которых можно сделать вывод, подходит ли новичок на должность менеджера. Как итог, сотрудники, прошедшие обучение по новой программе, допускают в работе почти в четыре раза меньше ошибок, чем те, кто учился по прошлой системе подготовки, и меньше нуждаются в консультациях наставника, обращаясь к нему лишь в частных случаях.

В конце 2014 — начале 2015 года все новые менеджеры прошли тестирование, посвященное управлению качеством переводческих проектов. Оно включало как теоретические, так и практические вопросы. 

На представленном графике видно, что средний балл менеджеров, прошедших обучение по новой программе, существенно выше, а результаты ровнее. Это говорит о том, что программа гарантированно обеспечивает более высокий и предсказуемый уровень знаний.

Новая программа подготовки менеджеров уже сейчас показывает хорошие результаты, но ее можно сделать еще эффективнее. Главная проблема в том, что создавалась программа внутренними силами компании и совершенствуется пока лишь на основе обратной связи от обучающихся. Чтобы лучше ее структурировать, планируется привлечь квалифицированного методиста. Кроме того, предстоит адаптировать учебные материалы из внутренней базы знаний, сделав их более легкими для восприятия. Если же говорить о самых амбициозных планах, то «Палекс» планирует положить эту программу в основу единой системы обучения на всем предприятии.

Фото: shutterstock, Евгений Панкратьев | Иллюстрации: Виталий Ивлев

← Назад. Все записи в блоге